İhracat Satış Operasyonu Genel İşleyişi
İhracat Satış Operasyonu Genel İşleyişi
İhracat satış operasyonlarında izlenecek genel işleyiş kurallarının ve prensiplerinin tespit edilip buna uygun olarak operasyonların yürütülmesi gerekir. Eğer firmada hâlihazırda böyle bir kural ve prensipler bütünü yoksa dış ticaret yöneticisinin bu kuralları oluşturması ve firma yönetimine onaylatması yerinde olur. Aksi takdirde, ileride doğabilecek sorunlardan işin başındaki kişi olarak kendisinin sorumlu tutulması muhtemeldir.
Küçük ve orta ölçekli çoğu firmanın ihracat satışlarına sistematik bir yaklaşımının olmaması bu firmalarda çalışmaya başlayan genç uzmanlar için bir problem teşkil eder. Bu nedenle bu yazıda, dış ticaret mesleğine yeni başlayan arkadaşlara faydalı olacağı düşüncesiyle, ihracat satış operasyonu nasıl işler hakkında çeşitli bilgiler hazırladığımız bu makalede.
Dış Ticaret Aşamaları
Orta ölçekli üretici bir firmada dış ticaret/ihracat yöneticisi olduğumuzu düşünelim. İhracat satışında genel teslim şeklimiz FCA olsun ve düzenli alım yapan mevcut bir müşterimiz üzerinden genel işleyişi modelleyelim.
Müşterimiz siparişini geçer ve bizden teslim tarihi de isteyerek bir Proforma Invoice göndermemizi ister. Müşteriler genelde, özellikle de ilk satın almalarında, Proforma Invoice ile birlikte Packing List'i de mutlaka isterler. Böylece nakliye organizasyonunu planlayabilir ve ithalatlarının maliyetlerini hesaplayabilirler.
Gelen bu siparişi Sipariş Formuna tüm detayları girerek, fakat üretim talimatı olmaksızın, yani onaysız bir şekilde üretime iletiriz. Böylece üretim departmanı kendi üretim planını yaparken bu muhtemel siparişi de hesaba katar ve bize bir teslimat tarihi verir. (Bir karışıklığa meydan vermemek için onaysız gönderdiğimiz Sipariş Formu'na Sipariş Bilgi Formu, sipariş onaylandığında ise buna Sipariş Formu da diyebiliriz.)
Siparişe uygun olarak, ürün, miktar, tutar, teslim şekli, ödeme şekli, banka hesap bilgileri gibi tüm mühim detayları içeren bir Proforma Invoice'ı ve paketleme bilgilerini içeren Packing List'i, teslim tarihini de bildirerek, müşteriye gönderir ve Proforma'yı onaylamasını isteriz. Onayladığı takdirde, eğer ödeme şeklini peşin olarak anlaşmışsak, genelde bir ön ödeme talep ederiz. Ön ödemenin mantığı, üretici olarak hem finansal yükümüzü hem de alıcının malı almayı vazgeçmesinden doğacak riskimizi azaltmaktır. Eğer ürünümüz her pazara satabileceğimiz tek bir standartta çıkıyorsa veya çok uzun teslim süreleri söz konusuysa ön ödeme miktarını yüksek tutmamak makul olur.
Müşterimizden %50 ön ödeme yapmasını talep edeceğimizi varsayalım. Bu ödeme gerçekleşmeden ihracat yöneticisi olarak bizim üretim departmanımıza üretim talimatı geçmememiz gerekir. Çünkü alıcı her ne kadar Proforma Invoice'ı onaylamış da olsa ön ödeme alınmadan satış kesinleşmiş sayılmamalıdır. İhracat yöneticisi henüz var olmayan bir satışın üretim talimatını fabrikaya geçmek gibi bir duruma kendisini sokmamalıdır.
Eğer müşterimiz ile ön ödemesiz çalışıyorsak (ki bu durumda aramızda mutlaka bir sözleşme olmalıdır), o zaman da, alıcıdan siparişi onaylayıp şartları kabul ettiğine dair bir ibareyi Proforma üzerine yazmasını, yetkili bir imza ve kaşeli bir şekilde bize fakslamasını veya email yoluyla iletmesini istemeliyiz. Bu durumda Proformaya siparişin belirlenen ödeme tarihini yazmak ve ilgili satış veya distribütörlük sözleşmesine de referans vermek uygun olur.